メールが劇的に伝わりやすくなる3つのポイント

口では伝わるのに、文章だとなぜか伝わらない……と悩んでいませんか？（写真： jhphoto／PIXTA）

文章で伝えるのが苦手な人は少なくない

社内やプロジェクトチーム内でのコミュニケーションにおいて、Slack、Microsoft Teams、LINEなどのチャットツールの活用が増えました。「仕事が早く進められるようになった」との声がある一方、「文章で伝えるのは苦手。発言するのが怖い……」という悲観的な声も耳にします。

「話が勘違いされやすい」
「期待通りの返事がもらえない」
「いつも不安で落ち着かない」

こんな悩みを持つビジネスパーソンに向け、本記事では、拙著『マジ文章書けないんだけど』より、3つの例題をご紹介。それらの文章の改善に、ぜひチャレンジしてみてください！

【1】主語と述語、ちゃんとかみ合っていますか？

まずは、この例文を見ていきましょう。何となく言いたいことはわかるのですが、不自然なところがあります。お気づきでしょうか。

まず、「このモデルは……モデルだ」という構造になっています。これは「は」という係助詞（副助詞）が、遠い述語（述部）にかかるという働きによるものです。そこに、「脚が長くスタイルがいい」「顔が小さい」「どんな服でもよく似合う」という要素が詰め込まれているのです。そのため、主語と述語の関係があいまいになってしまうのです。

複雑な構造になったもう一つの原因が「ので」という根拠・理由・原因を表す接続助詞です。接続助詞は文の要素をつなぐ役目があります。例文の場合、「顔が小さい」の理由が「背が高くて脚が長くスタイルがいい」から、という説明になってしまっています。顔が小さいのは、背の高さとは直接関係ありませんね。

以上を踏まえ、わかりやすい文章に作り替えてみてください。ポイントは、文の要素を分けて主語と述語の関係を明確にすることです。

改善例を見てください。

まず、背の高いモデルのスタイルがいい理由を、1つの文にまとめて言い切ります。そして、「顔が小さい」に関してはスタイルのよさの一因ではありますが、背の高さとは直接関係ないので切り分けています。最後に、「どんな服でもよく似合う」という要素でまとめました。

■ポイント
・主語と述語をしっかり対応させる。
・1つの文は1つの要素で書く。

丁寧に書くことと何度も同じことを言うのとは別

【2】あれこれ言っても伝わらないぞ！ 言葉を整理しよう

これも、何となくわかるけれど、どこかぎくしゃくした印象になっています。短い文章の中に「ハンバーガーショップ」が2回、「バーガーショップ」が1回。同様の言葉が計3回も出てきています。