仕事が上手くいく人が｢送らない｣イラっとメール

②ミスが発生した理由を説明（→○○○○の理由で、お約束した期日に間に合わせることができませんでした）。

③対応策を説明（→○日まで猶予をいただけないでしょうか）。

原因の特定に時間を要する場合は、「原因については調査中です」と前置きした上で、先に謝罪をします。

イラっとメール5位：ケンカ腰

【CASE　仕事を依頼してきた同僚に断りを入れるとき/社内メール】

「面倒」という感情が透けて見える

■「協力する気持ち」があることを伝える

5位は「ケンカ腰」のメールです。

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5位にランクインしたメールの共通点は、「あからさまに拒否はしていないものの、実際には相手を責めている点」です。一見丁寧に書かれていながら、書き手の心にある「やっかい」「面倒」「わずらわしい」という感情が透けて見えます。

NGメールは、「約束はできません」と返事を保留にしつつも、「忙しいから、そちらの依頼に応えている時間はない」「面倒なことを押しつけないでほしい」という、拒否の姿勢がうかがえます。

このメールの受信者は、「本当に忙しいのかもしれないが、協力する気持ちが文面からは見えずに冷たく感じた」と述べていました。

一方、OKメールは、

●「すぐには取りかかれず、申し訳ない」と謝罪をしている

●「△日であれば対応可能かと思います」と代替案を出しているため、突き放した印象を与えません。

さらに、「じつは、別件対応中でして」と、すぐに取りかかれない理由を「じつは」のあとに続けています。「じつは」を使うと、「そのあとに続く言葉を強調する」と同時に、「否定」のニュアンスをやわらげることができます。