｢相手の心に響く｣メールの書き方･送り方の基本

つまり、本来は青木さんが実務担当として対応すべき内容なのに、青木さんは田中さんから指示があるまで動かないでいい、と解釈してアクションを起こさないことがあるのです。

一方、田中さんは自分ではなく実務担当の青木さんが対応するべきメールだと判断して、やはりアクションを起こしません。結果、誰もアクションをしないメールとなってしまうのです。

アクションを起こして欲しい人が先

連名で宛名を書くときは、役職は関係なく、そのメールで具体的にアクションを起こしてほしい人の名前を筆頭に書くか、もしくは、ToとCCに分けて、依頼先を明確にしましょう。

同書より

次に、相手から届いたメールに対するリアクション（返信）についても注意点があります。

メールの返信期限は、24時間をひと区切りと考えましょう。メールを送った相手は、あなたからの返信を待っています。その待ち時間が長くなればなるほどストレスとなり、そのデッドラインが24時間なのです。日本ビジネスメール協会の調査（2021年）によると、45%の人が「24時間以内に返信がないと遅い」と感じています。

同書より

24時間以内に返信しようといわれても、「依頼された資料が完成しないと返信できない」と思うかもしれません。

まずは簡単な返信だけでもOK

完璧な返信を24時間以内にする必要はありません。「了解しました。今週中に調査して返信します」「今週は対応できませんが、来週末までに資料をつくっておきます」といった返信でOKなのです。

重要なことは、
・メールを読んだということを伝える
・そして、対応するかしないかなどの意思表示をする

ことです。

このような返信もないと、メールを出したほうは、「読んでくれたのかなぁ？」などと、あなたに送ったメールが未処理事項として頭に残り続けます。こうなると、単に返信できていないだけでなく、相手の時間（思考）を奪ってしまっていることになるのです。

返信が遅いことが続くと、あなたは「メールの返信が遅い人」というイメージを持たれてしまいます。これは、あなたの今後のキャリア形成において致命的です。

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ビジネスにおけるコミュニケーションツールは、現状ではメールやチャットがほとんどなので、メールが遅い人は仕事も遅い人、と判断されます。たまたま立て込んで仕事が遅れただけでも、メールが遅いから仕事も遅い、と決めつけられてしまうのです。

仕事がデキる人たち、優秀な人たちはみな、メール返信の24時間ルールを徹底しています。あなたもぜひ、若いうちにこれを習慣づけておくようにしましょう。

ただし、24時間は営業日カウントでOKです。金曜日の15時に来たメールは、月曜日の15時を24時間後として対応しましょう。