仕事がデキない人は業務分解できていない…作業時間「3分割」すれば大幅に効率向上

　仕事が遅かったり、ミスが多かったり、情報を正確に伝えられなかったり。なかなか仕事の成果が出ない要因は人によって様々。その一つとして、「分ける」ことができていない、というのがある。意識的かそうでないかはさておき、仕事がデキる人を見ると、「分ける」という行為を必ず行っている。「分ける」とは「分類・分解できている」という意味だ。そしてきちんと分けられていると分かりやすくなる。つまり「分かる」ということにつながる。

　『仕事が速くてミスしない人がやっている「分ける」仕事術』（吉田英憲著、フォレスト出版刊）はそんな「分ける」技術を身につけ、仕事のスピードと質を劇的にアップさせる仕事術を伝授する。では、具体的に何をどう分ければ、仕事のスピードがアップするのか。本書から「タイムマネジメント」で使える「分ける」仕事術をピックアップしよう。

仕事がデキる人は作業を分解して時間を見積もる

　例えば、1日のスケジュールにおいて、「何を」「いつ」行うかの行動管理をするタイムマネジメントでも「分ける」ことが重要だ。「分ける」ことができている人とできていない人では、スケジュール管理において大きな差が出る。

　報告書を作成する場合、「分ける」ことができている人は「構成を検討するのに5分」「作成に20分」「確認に5分」というように、作業を分解してそれぞれにかかる時間を見積もり、締め切りを意識して作業をする。一方、分けることが苦手な人は「だいたい30～40分だろう」とアバウトに時間を見積もる。その結果、気づくと予定時間を過ぎてしまう。これは見積りの甘さが原因だ。こういったことが1年、2年と続くと、時間の使い方が上手い人と苦手な人で、同じ時間働いていても仕事の成果が大きく変わってくる。

業務を「3分割」してみよう

　「分ける」ことが苦手であれば、本書で紹介されている「3分割法」を試してみよう。これは、前述の報告書のように「構成を検討するのに5分」「作成に20分」「確認に5分」と業務を3分割するというものだ。数時間かかる業務のときは、30分単位で分割する。見積書の作成なら「過去の類似物件の調査に60分」「見積書と付属資料の作成に90分」「社内での検討会に30分」といった具合だ。こうして分割することで仕事の進行スケジュールが立てやすくなる。そのスケジュールに沿ってやっていくことを意識すれば、自然と仕事も進みが速くなるはずだ。

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　仕事や時間管理が上手くいっていない人は、「分ける」ことを実践してみてはどうだろう。仕事の質も成果もスピードも上がるはずだ。（新刊JP編集部）
※本記事は、「新刊JP」より提供されたものです。