限られた時間で仕事を終える｢ダンドリ力｣の極意

できない理由が期限や締切であれば、数字で具体的にしていくのがポイントです。例えば、上司に「今すぐ」と言われたが、今はAさんから依頼された仕事があって、あと3時間で終わらせるように指示されているとしましょう。

このような場合は「今Aさんから、○時までに急ぎで終えるように指示された仕事にかかっています。○時までに終わらせますので、それから取りかかることでよろしいでしょうか」と聞いて、判断を仰ぎます。「なるべく早く」などと言われたときも、自分の今の状況を説明したうえで、いつ取りかかることができるかを伝えて、調整を図ります。

「○○だからできない」は見方を変えると、「○○ならできる」と言い換えられます。できる方法を考え提案するのが、仕事でのコミュニケーションです。

『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』P.107

質問や問い合わせに回答する際に、聞かれていることに答えたうえでプラス一手先を伝えられると、気の利いたやり取りになります。例えば複数メンバーとのスケジュール調整のため、空いている日程を質問されたとします。普通のやり取りであれば自分の可能な日程を回答しますが、ダンドリのよい人はその次に起きることを予測します。

可能な日程を回答したら、相手から次にくる返信は「調整するのでいったん仮押さえしてください」だろうと予測し、それを回答につけ加えるのです。「可能な日程は○○、○○です。仮押さえしておきますので、決定したらお知らせ願えますか」。

こう言うことで、相手からの次のひと手間を省き、お互いにやり取りの回数を減らすことができます。

聞かれたことに回答する場合、一問一答で終わらず、その回答を受けて相手はどうするか、次に何が起きるかを想像するのもダンドリです。

『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』P.109

いつも忙しく時間のない上司には、短時間で的確に用件を伝え、必要な指示や判断を引き出すことが求められます。そのためには、まず相手に、「話を聞く」という決断をしてもらうことが肝心です。

「〇〇についてご指示いただきたいことがあるのですが、2分ほどお時間をいただけますか」「〇〇について報告したいのですが、お話しできるタイミングはありますか」などと声をかけ、上司の了解を取ります。相手は「わかりました」「今いいですよ」という了解の言葉を発することで、これから話を聞くというスイッチが入ります。

このときのポイントは、話したい内容をひと言で伝えること。それは、話す内容のタイトルのようなものです。忙しく時間のない上司は、このタイトルを聞いて、今すぐ聞くべきか、あとに回してもよいかを判断しています。

緊急性が高いなら、「そろそろ会場を予約しなければならない時期ですので、イベントについて確認したいのですが」「ご決定いただく日が迫っておりますので」など、「今」時間がほしい理由を伝えます。

『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』P.111

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「上司が忙しくて、全然話を聞いてもらえず、必要な指示がもらえない」という若手社員の悩みを聞きます。話を聞いてもらうには、こちらからどのように話を持っていくかがとても重要なのです。

最初に言うべきことは、「結論」です。上司にしてほしいことがあるなら、それをズバリ最初に言います。理由や経緯を説明するのは、そのあとです。

メールでも、対面の会話でも同様ですが、受け手が一番知りたいことは、「自分は何を求められているのか」「何をしなければならないのか」です。それが最初にわかると、内容を理解しやすくなります。反対に最後まで聞かないと自分に求められていることがわからない話は、どんなスタンスで受け取ったらよいかがわからず、理解しにくくなります。

話す側は、理由や経緯を順番にすべて話したくなるものです。でもそれはあとにして、まず「結論」を端的に話します。そうすることで、コミュニケーションがうまくとれるようになります。

『限られた時間で必ず仕事が終わるダンドリと予定の立て方』P.113

これら6つのポイントを踏まえれば、仕事は劇的にスムーズに進むでしょう。ぜひ参考になさってください。