真琴 Secretary !! 社会人の所作・マナー講座

ビジネス電話編

capture09 ビジネス電話 ４つの心得～簡潔～

　ある日の帰り道のこと…


「よし、それじゃ電話するか！」


”プルルルルル…”


「ねぇ、お姉！あの人、何か独り言を言って電話をかけ始めたみたいだけど…」


「…どうやら、就職活動をしている大学生みたいね…」


”ガチャッ”


『もしもし…◯◯商事株式会社のほうですか？』


「！お姉！！」


「！！そうね…あの人、私たちにも気が付いていないみたいだし、ちょっと電話の様子、聞いてみようか？」


『えーとですね…エー…えーと…先日、求人サイトの◯◯のほうからエントリーをしておりまして…』


「…何だか随分、話し癖の強い人だよね…」


「適切な間合いを取ろうとしているだけなんだろうけど…電話越しじゃない私たちが聞いても、話し癖が強いって思う位だから、声でしか判断できない相手の会社の人は、私たち以上に耳障りでしょうね…」


***


　電話をかける際の心得の一つに「簡潔」というものがあります。


　これは「相手に内容を的確に伝えるために必要なこと」であり、ビジネス電話の場合、これができなければ「その人と所属組織の能力」が疑われることになります。


　電話を簡潔にするためには、予め事前準備をしておき、話すことをある程度組み立てておくことが必要です。


　そうしないと、真琴さんが指摘しているように適切な間合いを取ろうとして、本来言う必要のない言葉を連呼することに繋がってしまいます。


　そして、声でしか判断することのできない相手からは「耳障りな話し方をする人」と思われてしまいかねないのです。


***


『ハア…ハア…そうですよね…そうですよね…』


「何だか、話の雲行きが怪しくなってきたみたい…」


「相手が言っていることに同意してますってことを伝えたいみたいだけど、無意味な相づちや語尾が伸びるといった話し方は、簡潔に話すこととは程遠いわね…」


***


　先ほどの話し癖と共に気を付けたいのが、真琴さんも指摘している「無意味な相づち」や「語尾が伸びる話し方」です。


　簡潔に話すということは、会話の無駄を省き、相手に分かりやすく内容を伝達することに他なりません。


　これを実現するためには、話し癖や無駄な相づちを極力減らすことが重要です。


　実現できれば、相手にとって分かりやすく、スマートな印象を与えられることができるのです。


***


『えっ！？今回のエントリーは無かったことに！？ちょっと待って下さい！！私は御社で是非働きたいんで…』


”ツー…ツー…ツー…”


「あらら…電話、切られちゃったみたい…」


「！！こんなことで負けてたまるか！今度は…よしっ、あの会社に電話を…」


「…あの人は就職活動の前に、電話応対やマナーについて、一度勉強した方が良いみたい…」


…


chapter10　に続く



～検定問題にチャレンジ～


　貸会議室の受付をしている香山礼子は係長から「君の話には『～の方』が多くて聞き苦しい。できるだけ言わないように」と言われた。次は香山が、お客様に電話で言った『～の方』（『』部分）である。中から言っても良いものを一つ選びなさい。
（第１８回ビジネス電話実務検定知識Ｂ級より）


「1.ご予約の確認をしたいのですが、ただ今お時間『の方』はよろしいでしょうか」


「2.Ａ会議室よりＢ会議室『の方』がやや広くなっております」


「3.当日の机の配置については、レイアウト図『の方』をお送り頂けますか」


「4.お飲み物やお食事の手配についても、よろしければお申し込み『の方』を承ります」


　言っても良い『の方』の選択肢は…


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「2.Ａ会議室よりＢ会議室『の方』がやや広くなっております」


～解説～

　「～の方」とは本来、方角のことか、幾つかある物や事柄のうちの一方を指す言葉です。
　この場合、二つの会議室の広さを比較して、ＡよりＢの方がやや広いと言っています。言う必要のある（逆に言えば言わないと伝わらない）『～の方』なので適当ということとなり、他の選択肢は全て『不適当』な言い回しということになります。